Vrste poslovnih razgovora

Morate znati kako pravilno voditi poslovni razgovor. Trebao bi biti kratak i informativan. Tijekom poslovnog razgovora uglavnom se razmatraju pitanja poput daljnje suradnje, zapošljavanja i raznih transakcija.

Prije svega, poslovni razgovor je usmeni kontakt između para ljudi koji namjeravaju sklopiti, ojačati ili prekinuti poslovni odnos. Drugo, podrazumijeva verbalnu komunikaciju između sugovornika koji imaju ovlasti rješavanja radnih pitanja, poslovnih problema. Treće, uz pomoć razgovora najbrže se postiže rezultat.

Poslovni razgovor je vrsta govorne komunikacije, a za razliku od drugih metoda komunikacije, kao što su sastanak, poslovna korespondencija, telefonski razgovori, ima niz prednosti:

• Poslovni razgovor omogućuje vam da se usredotočite na sugovornika ili grupu ljudi koji u njemu sudjeluju, što znači da je osobno orijentiran.
• Izravna komunikacija odvija se u ugodnom okruženju za obje strane, što dovodi do bržeg traženja rješenja problema.
• Također, opuštena atmosfera stvara povoljnije uvjete za uspostavljanje čvrstih osobnih odnosa, što u procesu rada dovodi do lakše komunikacije među stranama.
• Dobra prilika za fleksibilniji pristup predmetu razmatranja.
• Smanjenjem utrošenog vremena, jer sugovornik odmah reagira na izjave, to pridonosi bržem postizanju zacrtanih ciljeva.
• Mnogo je lakše osobno uvjeriti sugovornika u svoju ispravnost i valjanost tražene pozicije, što će dovesti do prihvaćanja povoljnije ponude za vas.
• Razina kompetentnosti menadžera stalno raste zbog uvažavanja komentara i ocjena s druge strane.

Zadaci koji se postižu vođenjem razgovora vrlo su raznoliki.

Poslovni razgovor sadrži niz funkcija koje su bitne za pregovore. To uključuje:

• radnici u jednom području mogu odmah razgovarati o hitnim pitanjima i pronaći rješenje za njih;
• u istoj prostoriji partneri zajednički traže rješenja, a razmišljaju i o raznim idejama kako bi krenuli prema cilju;
• velika vjerojatnost sklapanja poslova isplativih za poslovanje;
• koordinirane su tekuće poslovne aktivnosti, što dovodi do kontrole kvalitete izvršenih poslova;
• poslovne kontakte je lako održavati na odgovarajućoj razini tijekom razgovora, a ne tijekom dopisivanja;
• dolazi do stimulacije zaposlenika kroz motivacijske ideje za aktivno sudjelovanje u poslovanju.

Poslovni razgovori mogu se provesti u tri različite situacije: zapošljavanje novog zaposlenika, otpuštanje ili poučan razgovor o disciplinskim prekršajima.

Razgovor za posao održava se u formatu pitanja i odgovora, što više liči na vođenje razgovora. Glavna stvar je dobiti pouzdane informacije o novom zaposleniku kako bi se identificirale njegove profesionalne kvalitete.

Glavni zadaci razgovora prilikom prijave za posao:

• saznati razlog zašto osoba traži posao;
• utvrditi njegovu kompetenciju u traženom području rada;
• identificirati njegove slabosti i snage, glavne osobine karaktera, moguće, osobitosti temperamenta;
• saznati o postignućima koje je zaposlenik postigao u prošlosti;
• pitati koju plaću očekuje;
• odrediti koje upute očekuje od vlasti;
• odrediti koji su šefovi dobri i učinkoviti za njega.

Razgovor pri otpuštanju zaposlenika s posla dijeli se na dvije vrste: otpuštanje po vlastitom nahođenju i prisila (zbog smanjenja broja zaposlenih i sl.).

Prilikom vođenja prve vrste razgovora potrebno je:

1. Utvrdite pravi razlog otkaza zaposlenika.
2. Utvrdite kako je bio motiviran, što je uzrokovalo takvu odluku (možda, nezadovoljstvo proizvodnim procesom ili nepažnja od strane menadžera, ogorčenost prema kolegama).
3. Saznajte što mu nije odgovaralo na poslu i, obrnuto. Treća faza je najinformativnija.

Potreba za takvim razgovorom leži u glavnoj zadaći šefova - brinuti se o ispravljanju pogrešaka u upravljačkim aktivnostima, te pratiti to na svakoj razini proizvodnje.

Razgovor sa zaposlenikom koji mora dobiti otkaz u posebnoj se stranoj literaturi naziva "oproštajni razgovor". To se odvija drugačije:

1. Razgovor se nikada ne zakazuje prije vikenda ili praznika, jer to može pokvariti raspoloženje i utjecati ne samo na samog zaposlenika, već i na njegovu obitelj i najmilije.
2. Razgovor se ne odvija na radnom mjestu zaposlenika, kao ni u prostoriji u kojoj radi veliki broj ljudi, to nosi veliko emocionalno opterećenje na podređenog, što može imati određene posljedice.
3. Razgovor traje 20 minuta, jer zaposlenik, koji je čuo nepovoljnu vijest, nije emocionalno podešen da sluša što mu se govori i da razmišlja o raznim činjenicama koje menadžer pokušava prenijeti, ulazi u situaciju.
4. Šefovi moraju biti točni u prezentaciji i korektni, inače zaposlenika mogu obuzeti sumnje u pravednost izrečenih riječi, što će dovesti do sporova i žalbi na odluke. Osobito emotivni ljudi mogu briznuti u plač odmah na licu mjesta.

U inozemnoj praksi postoji poseban "program rehabilitacije" za otpuštene. U praksi, šefovi traže slobodna radna mjesta u drugom poduzeću kako zaposlenik, očajan u vlastitoj snazi, ne odustane. Postoji i mišljenje da je ovaj program koristan za održavanje razine autoriteta otpuštenih u očima kolega i kućanstava.

Zauzvrat se vode disciplinski razgovori u slučaju kršenja bilo kakvih pravila. Oni zahtijevaju kritičku ocjenu rada zaposlenika od strane menadžmenta. Stoga je za takav razgovor potrebno:

1. Upravitelj je dužan pribaviti sve potrebne podatke o zaposleniku i njegovoj poziciji kako bi se izbjegle pogrešne situacije. Karakterizacija zaposlenika treba biti što točnija i opširnija.
2. Informacije bi trebale dolaziti u nizu, jer dobro strukturiran razgovor dovodi do boljeg razumijevanja problema od strane podređenog.
3. Postoji jedno pravilo: ne možete kritizirati osobnost počinitelja, pozornost se posvećuje samo pogrešno obavljenom zadatku. Ova se definicija uvijek treba primjenjivati.

Ključni alat je sposobnost postavljanja pitanja. Uvijek je vrijedno pridržavati se osnovnih pravila za učinkovitu govornu komunikaciju:

• Potrebno je korektno i jasno uspostaviti kontakt sa sugovornikom koji vam je na raspolaganju kako biste postigli dobar rezultat, a skratili vrijeme za nepotrebnu komunikaciju.
• Potrebno je uzeti u obzir kakav posao obavlja, odrediti njegove službene ovlasti, postaviti pitanje granica radnog područja, kako bi se znalo za što je točno zaposlenik odgovoran.
• Uvijek se mora uzeti u obzir životno iskustvo i radno iskustvo, kao i njegovi interesi izvan sfere rada, njegov proces razmišljanja. Svaka osoba je individualna, što znači da svatko treba svoj pristup. Metoda klišejiziranih fraza ovdje neće raditi, uvijek morate razmišljati.
• Prema radniku se treba odnositi s poštovanjem, ne obraćajući pažnju na njegove moguće govorne nedostatke ili vanjske nedostatke.
• Glavni cilj poslovnog razgovora je proces dostavljanja informacija, mora biti organiziran jasno prema planu, ne bojati se iznijeti svoje ideje, pobiti argumente sugovornika, odabrati ispravnu argumentaciju, točno formulirati svoje izjave i ne sipati vodu. Zapamtite, odluka uvijek slijedi nakon rasprave.

• Ako nastojite bolje razumjeti prirodu nastalog problema, tada možete izbjeći dugotrajne i nepotrebne razgovore "okolo i okolo", to će vam pomoći da snažnije utječete na osobu ili grupu ljudi uključenih u poslovni razgovor.
• Ispravan prikaz i formuliranje problema dovest će vas do procjena koje mogu potaknuti sugovornika da izrazi svoj stav o problemu ili ga motivirati na traženje rješenja, osloboditi ga i natjerati da iznese ideju. Klasifikacija mora biti jasna.
• Ispravna organizacija dijaloga pomoći će vam da bolje razumijete svog protivnika, pomoći će vam izbjeći zastoje ili situacije koje mogu naljutiti, iritirati, iritirati. Pomoći će očuvati najbolju atmosferu razgovora i ostaviti ugodan dojam nakon.

Jasno je da se pravila pripreme za razgovor mogu razlikovati i nijedno od njih se ne može nazvati nepogrešivim. Sve ovisi o situaciji u razvoju. Međutim, bit će korisno istaknuti sljedeće mogućnosti pripreme:

• za početak, to uključuje izradu plana intervjua;
• zatim prikupljanje i obrada zaprimljenog materijala radi povećanja kompetentnosti u vodećem pitanju;
• uvijek imate pravo uređivati ​​postojeće podatke, za to su izmišljeni poslovni razgovori.

Odabir pravog mjesta za intervju definitivno može utjecati na ishod intervjua. Postoji nekoliko pristupa koji se razlikuju ovisno o situaciji. Osoba koja nije zaposlenik vaše tvrtke može biti pozvana na razgovor izvan poslovne zgrade.

Drugi primjer: sastanak u uredu anketara, to se obično zove posebna soba. Mora biti opremljen svime što vam treba. Okruženje oko vas i vašeg sugovornika treba biti što ugodnije, glavni faktor je smirenost.

Isključite sve telefone. Upozorite svoje kolege, tajnicu na namjeravani sastanak, jer stranci, nepotrebni telefonski pozivi jednostavno smetaju, mogu ometati postizanje postavljenih zadataka, jednostavno ometati proces.

Postoji nekoliko "zadanih" pravila koja suptilno, ali mogu značajno utjecati na ishod poslovnog razgovora. Korištene tehnike često dovode do pozitivnih rezultata. Tijekom razgovora potrebno je primijeniti osnovne modele ponašanja partnera. Strukturna poslovna načela također će vam pomoći da napredujete na korporativnoj ljestvici.

Nije potrebno sastajati se sa zaposlenicima na radnom mjestu. Mjesto sastanka može biti restoran, kafić, klub, pa čak i kuća. Cilj kojem se mora težiti je udobnost. Udobnost je ta koja pomaže u postizanju najboljeg rezultata. No, ne treba se previše zanositi, ako situacija više liči na „intimnu“, to može dovesti do suprotnog rezultata.

Vrijeme u kojem se odlučite na poslovni razgovor vrlo je važna točka. Odmah nakon što razmislite o ovoj točki, trebali biste dogovoriti termin. To će vam pomoći i igrati vam na ruku, ako, naravno, želite prebaciti inicijativu na svoju stranu, a samu situaciju ćete tako lakše kontrolirati.

Nakon što ste se odlučili za mjesto i vrijeme, morate si postaviti određene ciljeve koje ćete ili želite postići, zatim razviti strategiju koju ćete slijediti za to, a zatim formulirati strukturu razgovora. Također je važno uzeti u obzir lokaciju sudionika. Glavna tehnologija je da morate gledati u sugovornika izravno i na istoj razini.

Činjenice koje pridonose uspjehu poslovnog razgovora. Prije svega, to bi trebalo uključivati ​​profesionalnost, uostalom, kompetencija u odabranom području i jasna vizija problema pomoći će vam da oprostite i brzo se nosite sa zadacima i postignete nužni cilj.

• Stalna usredotočenost na rezultat bit će vaša prednost, samo izravna potraga za ciljem vodi do njegovog postizanja, ništa se neće promijeniti ako nastavite ležati na kauču.
• Ritam, potrebno je jasno zacrtati zadatke i ciljeve kako bi se plan jasno pratio.
• Bogatstvo obrazloženja stvorit će dojam da ste vi najzainteresiranija osoba, a dobit ćete "pite".
• Ali ne treba zaboraviti na okvir za prenošenje informacija, iako će malo humora i dalje biti prikladno.
• Nemojte se bojati ako razgovor odmah ne prođe glatko, često razlog neuspjeha ne leži samo u vama, već i u raspoloženju vašeg sugovornika.
• Vrlo je važno kako prezentirate informacije. Uvijek trebate odabrati prave riječi. Argumenti moraju biti jaki. Raspoloženje je ljubazno. U glasu se osjeća povjerenje.

• Treba izbjegavati svađe i nepotrebnu napetost u razgovoru. Za početak, mirno procijenite situaciju, pokušajte usmjeriti razgovor u pravom smjeru uz pomoć razjašnjavajućih pitanja. Ne biste trebali pokazivati ​​sumnju u sebe ili bespomoćnost u ime cilja – uvjeriti ili preuvjeriti sugovornika.
• Nesputane kategorične prosudbe pokvarit će bit razgovora, to se ne smije zaboraviti. Ljudi se često ne mogu složiti, jer "koliko ljudi - toliko mišljenja". Pronađite kompromis, ovo je uvijek bio najbolji način rješavanja izvanrednih pitanja i problema.
• Ako morate odgovoriti na postavljene prigovore, prvo pokušajte dobiti na vremenu i dopustiti sugovorniku da samostalno odgovori na svoja pitanja, a eventualno ih i opovrgne.
• za to je prikladno neizravno odbacivanje problema, slušanje nekoliko prigovora, kako bi se shvatilo glavno, potrebno je nastaviti razgovarati mirnim tonom, a formulaciju treba ublažiti ako odgovor ne čeka;
• osobne pristranosti i prosudbe vam neće pomoći;

• ne treba žuriti sa zaključkom, jer postoji razlika između činjenice i mišljenja;
• u slučajevima kada vas sugovornik pokušava "isprovocirati" živopisnom umišljenošću i pokušava se svađati, trebali biste zauzeti poziciju "čekanja" i pričekati dok on sam ne dođe u slijepu ulicu;
• ne zaboravite: odluka uvijek mora uslijediti nakon rasprave, inače vas sugovornik može kritizirati, ili se složiti sa svime što neće dovesti do dobrog rezultata.

Ispravno strukturiran razgovor vaš je vjeran pomoćnik. Da biste to učinili, morate se unaprijed pripremiti za razgovor, odrediti mjesto i vrijeme sastanka, pripremiti ispravan ulazak u kontakt sa sugovornikom, pravilno formulirati iskaz problema, odabrati ispravnu argumentaciju ili opovrgavanje argumenata sugovornika, analizirati alternativne izlazne opcije, odabrati optimalno rješenje, popraviti dogovor, ispravno se pozdraviti.

Na kraju razgovora trebali biste analizirati svoje komunikacijske taktike, kao i rezultat razgovora.

Zapošljavanje zaposlenika zahtijeva određeni trud, znanje i iskustvo od menadžera. Zamršenosti vođenja poslovnog razgovora na intervjuu pogledajte u nastavku.