Tajnica struke

U uredu gotovo svake moderne tvrtke, tajnica zauzima posebno mjesto. Ovo je stručnjak koji pomaže u održavanju organizacije i funkcioniranja organizacije. Zapravo, to je posrednik između menadžera, zaposlenika, partnera i kupaca. U pravilu, dobiti ovu poziciju nije teško - nije uvijek potrebno visoko obrazovanje i veliko radno iskustvo. I možete izgraditi dobru i zanimljivu karijeru u budućnosti ako svoje dužnosti obavljate učinkovito i odgovorno.

Tajnička profesija se spominje još od vremena starog Rima. Prema povjesničarima, takve su radnike angažirali patriciji i plemeniti ili jednostavno bogati građani zemlje. Kao tajnici zapošljavali su se muškarci iz nižih slojeva s dobrim obrazovanjem. U to su vrijeme dužnosti takvih radnika uključivale uredski rad, dopisivanje, a često i financije, pa čak i tajne poslodavca.

U Rusiji se mjesto tajnika pojavilo 1720. zahvaljujući Petru I. Profesiji su bili postavljeni strogi zahtjevi - obrazovanje, dobro poznavanje zakona, razumijevanje svih suptilnosti i specifičnosti. Mjesto osobnog tajnika traženo je od 1840. godine - mnogi menadžeri raznih poduzeća često trebaju osobnog asistenta.

Moderna profesija tajnice često je prijem i organizacijski rad u uredu - pomoć ne samo menadžeru, već i kolegama i posjetiteljima.Tajnik se danas smatra licem tvrtke, a po njegovom izgledu posjetitelji ocjenjuju solidnost cijelog poduzeća. Danas se ovo zanimanje zbog svoje specifičnosti smatra pretežno ženskim. Tijekom razvoja struke formirano je više smjerova tajništva, ovisno o specijalizaciji.

• Uredska tajnica (voditeljica ureda). Odgovornosti su distribucija telefonskih poziva, doček gostiju, ispunjavanje uputa uprave i osiguravanje stabilnog rada ureda (naručivanje tiskanice, vode i sl.). Za dobivanje radnog mjesta, zaposlenik ne treba posebno obrazovanje. Na ljestvici karijere ova pozicija je često početna.

• Tajnik-pomoćnik. Pozicija je slična onoj kod voditelja ureda, ali je odgovornija i složenija. Ovdje će odgovornosti biti priprema projektnih rješenja, uređivanje dokumenata, izrada tekstova za govore voditelja na raznim događajima, kao i djelomična kontrola rada zaposlenika organizacije. Za dobivanje takvog položaja potrebno je posebno obrazovanje (tečajevi, centar za obuku).

• Osobni asistent upravitelja. Ova pozicija se smatra časnom. Takav asistent treba izgraditi odnose s upravom i stvoriti atmosferu povjerenja. Za obavljanje poslova trebat će vam poznavanje specifičnosti profesije, osnove uredskog rada, otpornost na stres i samopouzdanje. Posao se obično sastoji od rješavanja organizacijskih i administrativnih problema.

Osim ovih zanimanja, postoji nekoliko specijalizacija uske specifičnosti.

• Službenik. Djelatnik koji organizira dokumentaciju, sastavlja račune, evidentira prilaznu i odlaznu korespondenciju, formira arhivu.
• Tajnik-prevoditelj. Uz osnovne obveze bit će potrebna i visoka razina znanja stranog jezika. Zaposlenik sudjeluje u pregovorima sa stranim partnerima.
• Sudski tajnik. Zaposlenik služi na sudu, provjerava dolazak ljudi na sastanke, vodi zapisnik sa ročišta, sastavlja sudske akte i izvršava razne naloge suca.
• tehnički tajnik. Za ispunjavanje dužnosti potrebno je poznavati način tipkanja "na slijepo", odgovarati na telefonske pozive i znati raditi s uredskom opremom.

Dodatne karakteristike moderne profesije su:

• poslovna korespondencija;
• velika brzina tipkanja "na slijepa" metoda - bez gledanja u tipkovnicu i korištenjem svih 10 prstiju;
• mogućnost korištenja razne uredske opreme;
• sposobnost organiziranja dokumentacije (korespondencija, arhiv).

Prednosti profesije uključuju sljedeće:

• nema tjelesne aktivnosti;
• postoji prilika za stjecanje važnih komunikacijskih vještina i stvaranje korisnih veza;
• nije potrebno imati specijalnost da biste dobili posao;
• rad u ugodnim uvjetima;
• u nekim slučajevima možete koristiti uredsku opremu za osobne potrebe (kopirni uređaj, skeniranje);
• ponekad je moguće kombinirati studij i posao.

Kao i u svakoj drugoj profesiji, pozicija tajnika ima svoje nedostatke:

• stalno biti na vidiku uprave;
• svakodnevni besprijekoran izgled (osobito važno u velikim tvrtkama);
• slični zadaci i rutinski rad (često tipični za male organizacije);
• posao je često stresan;
• ispunjavanje osobnih naloga organa koji nisu u vezi s radom;
• rijetko postoji prilika za samoostvarenje;
• način rada može biti nepravilan.

Perspektiva razvoja za tajnika često je upitna. Neki menadžeri ne žure izgubiti dobrog zaposlenika i premjestiti ga na drugu poziciju.Drugi su s razumijevanjem i često promaknuti u odgovorne, vrijedne i stručne radnike.

Dokument kojim se reguliraju prava i obveze zaposlenika je opis radnog mjesta, podjednako je važan i za tajnika i za upravu. Sadrži prava i obveze obje strane ugovora o radu, što ga omogućuje korištenje kao alata za učinkovitu koordinaciju proizvodnih procesa.

Ne postoji jedinstveni oblik instrukcije, pa je možete sastaviti koristeći gotov predložak ili izraditi vlastiti dokument. Prilikom izrade dokumenta važno je uzeti u obzir da u svakoj tvrtki tajnici obavljaju različite funkcije, unatoč istom osnovnom poslu.

Opis posla treba biti sastavljen uzimajući u obzir profesionalni standard i uključivati ​​sljedeće glavne odjeljke.

• Opće odredbe.
• Funkcije.
• Odgovornosti na poslu.
• Prava.
• Odgovornost.

Uz glavne odgovornosti, dopušteno je uvođenje dodatnih funkcija u opis posla, uzimajući u obzir specijalizaciju. Dakle, upute referenta, tehničkog tajnika, vojnog ili znanstvenog tajnika sadržavat će slične osnovne tajničke funkcije, ali se razlikuju po specijaliziranim dužnostima koje će se morati navesti u dokumentu.

U klasičnom smislu, glavne objedinjene dužnosti tajnika mogu se pripisati sljedeće funkcije:

• osigurava administrativne poslove pročelnika;
• vodi poslovnu korespondenciju, uključujući pozive i e-poštu;
• prima i redistribuira korespondenciju, priprema i šalje odgovore na primljena pisma;
• prikuplja i obrađuje informacije potrebne za voditelja, osigurava uredski rad;
• prihvaća dokumente od zaposlenika za daljnji prijenos upravi na potpis i pregled;
• priprema sastanke, sastanke i konferencije, vodi njihov zapisnik;
• kupuje tiskanice i druge proizvode potrebne za nesmetano funkcioniranje ureda;
• rješava organizacijske poslove za prihvat djelatnika i posjetitelja;
• obavlja i druge poslove u svezi s obnašanjem dužnosti.

Osim toga, dužnosti mogu postati:

• kontrola izvršenja naloga i naloga;
• skeniranje i kopiranje dokumentacije;
• otkazivanje ili odgoda rokova;
• rezervacija ulaznica i hotelskih soba;
• izrada izvješća o putnim troškovima;
• priprema pića i poslastica za goste.

Tajnica na poslu često i puno mora komunicirati s različitim ljudima, tako da dobar stručnjak mora ispunjavati sljedeće uvjete:

• urednost;
• točnost;
• dobronamjernost;
• kultura govora;
• društvenost;
• nedostatak loših navika.

Budući da je tajnica “lice” tvrtke, bitan je kriterij ugodan izgled zaposlenika. Ovdje je važno napomenuti da je riječ o osjećaju za stil i prisutnosti ukusa, a ne o izgledu modela. Žene često postaju tajnice jer se smatraju fleksibilnijima, otpornijima na stres i sposobnima stvoriti ugodnu atmosferu u uredu.

Specifičnost tajničkog posla je redovito pomaganje menadžeru u poslovanju. Zbog toga su takve profesionalne kvalitete izuzetno važne:

• odgovornost;
• točnost;
• pažljivost;
• marljivost;
• mogućnost učenja;
• organizacija.

Da biste dobili posao tajnice, često vam nije potrebno visoko obrazovanje, završeni specijalizirani tečajevi su sasvim prikladni. Znanja stečena iz područja psihologije, brzog čitanja i stenografije bit će korisna. Osnovna znanja iz tajničkog zvanja mogu se steći na specijaliziranim fakultetima. Takva obuka dostupna je onima koji su završili 9. ili 11. razred škole, a trajat će 1-3 godine, ovisno o postojećem srednjem obrazovanju.

Ako je izbor pao na renomiranu tvrtku, onda je važno dobiti specijalizirano obrazovanje. Na primjer, pod Ministarstvom vanjskih poslova Ruske Federacije postoji centar za obuku koji obučava tajnike. U centru se studenti podučavaju informatičkoj pismenosti, osnovama uredskog rada, poslovnoj etici i bontonu te engleskom jeziku. Budući da domaća sveučilišta ne nude obuku za tajničke poslove, prednost imaju kandidati s diplomama filologije, komunikologije, psihologije i drugih sličnih područja. Neke tvrtke pružaju obuku za kandidate koje su spremne zaposliti.

Možete raditi kao tajnik u uglednoj organizaciji, u malom poduzeću i u vladinoj agenciji, na primjer, u školi ili na sveučilištu. Danas gotovo svaki vođa treba tajnike ili pomoćnike. Mjesto tajnice obavijeno je raznim mitovima - jedni govore o započinjanju zanimljive karijere u ovoj profesiji, dok drugi tvrde da napredovanja praktički nema.

Zapravo, napredak u karijeri uvelike ovisi o osobnim kvalitetama. Inicijativa i naporan rad pomoći će vam da prijeđete na višu poziciju unutar tvrtke, primjerice, prvo kao pomoćnik menadžera, a zatim postanete menadžer. Daljnji razvoj u tvrtki bit će u rukama samog stručnjaka.

Na početku karijere teško je računati na visoku plaću. Poslodavci obično nude radnicima bez iskustva plaću od 15.000-20.000 rubalja. ovisno o regiji stanovanja. U velikim gradovima plaće su obično veće. Prosječna plaća iskusnog zaposlenika je 30.000-45.000 rubalja. diljem Rusije. Više kvalificirani stručnjaci, na primjer, osobni pomoćnici menadžera i pomoćnika, zarađuju 60.000-80.000 rubalja.