Tko je pomoćnik tajnika i čime se bavi?

Mjesto tajnice mnogim je ženama dugo bilo najpoželjnije. Prije se, u pravilu, od takvog zaposlenika praktički ništa nije tražilo, osim atraktivnog izgleda. No, sada se sve promijenilo, ponekad je takav zaposlenik važan dio tima i mora biti spreman za obavljanje mnogih funkcija. Zbog toga je često vrlo zauzet poslom. Koje su to obveze, koje uvjete morate ispuniti da biste dobili ponudu za posao, pročitajte u ovom članku.

Tajnička profesija seže u doba starog Rima. “Tajnici” su bili carevi pouzdanici – ljudi s velikim političkim utjecajem. Svoj novi početak ova profesija dobila je tijekom Prvog svjetskog rata, ali je već značila obavljanje sasvim drugih dužnosti. Do sada su preživjeli samo odjeci izvornog značenja "tajnik" u obliku pozicija poput glavnog tajnika i državnog tajnika.

U današnje vrijeme zvanje tajnika-pomoćnika zahtijeva obavljanje poslova vezanih uz dokumentaciju, organizaciju uredskog posla, upravljanje uredskom opremom i druge funkcije. Komunikacijske vještine i pažljivost smatraju se važnim vještinama za pomoćnika tajnice. Prefiks "referent" znači da će zaposlenik komunicirati sa šefom o raznim poslovima. Očito je da je konkurencija među onima koji žele zauzeti ovu poziciju velika, posebice u velikim tvrtkama ili tvrtkama. Specifičnosti vještina koje tajnik mora posjedovati ponekad mogu ovisiti o području djelatnosti tvrtke.Jednostavno rečeno, u tehnološkoj marketinškoj tvrtki tajnica će morati poznavati zamršenosti poslovnih pregovora. Međutim, to uopće nije potrebno, za svaku tvrtku sve je individualno.

Velike tvrtke za zapošljavanje tvrde da ova pozicija, zajedno s vozačkom i drugim sličnim poslovima, uključuje puno prekovremenog rada. Ljudi na tim pozicijama prisiljeni su se prilagođavati rasporedu svojih nadređenih i biti spremni za rad gotovo 24 sata dnevno. Danas su sve popularnije “virtualne tajnice” koje obavljaju većinu poslova obične tajnice za one tvrtke koje nemaju priliku iznajmiti ured ili to jednostavno ne rade zbog uštede. Odvojeno, treba napomenuti važnost izgleda tajnice. Tajnica bi se trebala odijevati u poslovnom stilu, izbjegavati svijetle, kitnjaste i neprikladne šminke i frizure.

Ovaj dokument sadrži sve odgovornosti vezane uz djelatnost djelatnika. Također, opis posla sadrži prava radnika i opis zahtjeva za njega. Ovaj dokument sadrži podatke o tome tko će morati zamijeniti zaposlenika tijekom njegove odsutnosti. Također je vrijedno napomenuti činjenicu da se, ako je potrebno, opis posla može revidirati i promijeniti. To se može dogoditi u sljedećim slučajevima.

• Promjena dužnosti tajnika-pomoćnika.
• Pojava promjena u dokumentaciji organizacije.
• Pojava promjena u strukturi organizacije.

U nastavku su navedene glavne odgovornosti pomoćnika tajnika.

• Često je osoba na ovoj poziciji odgovorna za opskrbu ureda uredskim materijalom. Po potrebi bi trebao naručiti i namirnice. Izravna odgovornost tajnika je naručiti hladnjak za vodu i pratiti njegovu napunjenost.
• Tajnik-pomoćnik mora prihvatiti pozive za upravitelja i učiniti ih “otkrivenim”.
• Također mora organizirati proceduru za primanje posjetitelja.
• Osoba na ovoj poziciji odgovara izravno izvršnom direktoru tvrtke. Tako će većina obavljanih dužnosti biti vezana uz njegove zahtjeve i naredbe.
• Popis obveza također uključuje prijem i otpremu zaprimljene i poslane korespondencije, pripremu svih potrebnih dokumenata na zahtjev glavnog direktora, kontrolu dokumenata koje ravnatelj treba potpisati.
• Tajnik također prenosi potrebne podatke od ravnatelja do zaposlenika i obrnuto, po potrebi poziva zaposlenike do ravnatelja.
• Ovaj zaposlenik također često komunicira s administrativnim odjelom. Ponekad se može koordinirati sa zaposlenicima ovog odjela oko nabave uredskog materijala i opreme. Za razliku od prve gore opisane točke, ova točka nije uvijek navedena u opisima poslova pomoćnika tajnika.
• Tajnica mora rezervirati avionske karte i rezervirati hotelske sobe u slučaju da direktor ili drugi zaposlenici odu na službeni put.
• U nekim organizacijama tajnik je dužan obavijestiti menadžment i/ili druge zaposlenike o nadolazećim proslavama, rođendanima i praznicima zaposlenika. Ponekad to radi stručnjak za ljudske resurse.
• Svaki dan tajnik mora pripremiti ured ravnatelja za početak novog dana - upaliti svjetlo, uredsku opremu (pisač, računalo i tako dalje), pripremiti potrebne dokumente.

Tajnik-pomoćnik mora biti odgovoran za tijek dokumenata i nema pravo odati povjerljive podatke. Takav je zaposlenik odgovoran za sigurnost dokumenata i njihovo pravovremeno podnošenje nadležnim tijelima. Tajnik je odgovoran za neispunjavanje poslova propisanih opisom poslova, odnosno za neizvršavanje poslova, uključujući i prekršaje kao što je kašnjenje. Zaposlenik može imati problema ako je nemaran u radu s dokumentacijom.

Odgovornost se snosi za odavanje povjerljivih informacija koje spadaju u kategoriju "poslovne tajne". Zaposleniku je zabranjeno oštećivati ​​inventar, posebice namještaj koji mu je dostavljen ili koji pripada tvrtki. Tajnik je odgovoran za netaktično ili grubo postupanje prema zaposlenicima. Budući da sa svim ostalim zaposlenicima komunicira gotovo svakodnevno, tajnica bi trebala biti nekonfliktna i diplomatska.

Prije svega, tajnik-pomoćnik ima pravo od raznih djelatnika tražiti razne dokumente koji su mu potrebni za rad. Tajnik može po svom nahođenju raspodijeliti primljene telefonske pozive ovisno o njihovoj važnosti. Isto vrijedi i za postupak primanja posjetitelja na recepciji. Također može zahtijevati objašnjenja od zaposlenika ako je došlo do disciplinskog prekršaja. Tajnik-pomoćnik također ima pristup dokumentima označenim kao "povjerljivi".

Takvog djelatnika može otpustiti ili zaposliti samo izvršni direktor, a ne šef odjela ili odjela, kao u drugim slučajevima. Isto vrijedi i za izricanje opomene. Tajnik može dati prijedloge upravi za poboljšanje upravljanja dokumentima ili prakse upravljanja. Također može optimizirati neke tijekove rada. Kao i svaki drugi zaposlenik, ima pravo zahtijevati stvaranje ugodnih radnih uvjeta, a može čak i usmeno tražiti objašnjenja od zaposlenika koji krše radnu disciplinu.

Rad tajnika se u pravilu ocjenjuje na temelju njegove marljivosti i učinkovitosti. Dakle, ostale vještine su sekundarne. Zaposlenik mora biti sposoban komunicirati s ljudima, pregovarati, imati dobro održan govor. Mora znati rješavati razne organizacijske probleme, koristiti Microsoft uredske programe - Excel, Power Point, Word i druge.

Ne postoje strogi zahtjevi za obrazovanje, kao i za primljenu specijalnost. Međutim, mora postojati obrazovanje, doduše srednje specijalizirano. Diplomirani pravnici preferiraju se zbog činjenice da se većina njihovog posla odnosi na vođenje evidencije. Poželjno radno iskustvo od najmanje 1 godine. Alternativa radnom iskustvu može biti pohađanje tečajeva osposobljavanja za tajnika.

U stranim tvrtkama od budućeg zaposlenika se može tražiti poznavanje određenog stranog jezika. Tajnik bi trebao biti sposoban ispravno izražavati svoje misli, pisati i sastavljati dokumente bez gramatičkih grešaka.

Potražnja za ovim zanimanjem je velika. Takve aktivnosti u pravilu najviše odgovaraju mladim stručnjacima koji su nedavno diplomirali na obrazovnim ustanovama. Ova aktivnost je izvrsna prilika da saznate strukturu rada tvrtke. Vjeruje se da na ovoj poziciji možete steći dobre vještine budućeg dobrog menadžera. Budući da tajnik-pomoćnik obavlja širok spektar poslova, važan je i neophodan djelatnik i za najmanje tvrtke.