Upravljanje vremenom: definicija, tehnike i učenje

Uopće nije potrebno posjedovati vremeplov da biste pravilno upravljali svojim vremenom, ali vrijedi upoznati pravila raspodjele snaga po sekundama. Pogotovo za one kojima riječi “vrijeme je novac” nisu prazna fraza, već životni moto. Ako ste jedan od njih, tada vam je od vitalnog značaja svladati barem osnovne vještine upravljanja vremenom.

Upravljanje vremenom u doslovnom prijevodu s engleskog je "upravljanje vremenom". To ne znači da ćete, svladavši takvu umjetnost, moći krenuti u prošlost ili budućnost. Glavna funkcija upravljanja vremenom je učiniti svaku minutu vašeg života učinkovitom. I ne radi se samo o poslu, to je cijeli sustav koji zbraja mnoge elemente našeg života. Jednostavno rečeno, upravljanje vremenom određuje naš raspored za dan, tjedan, mjesec ili čak godinu.

Nemojte misliti da se ova definicija i koncept koristi samo u poslovanju. Domaćice također često nemaju dovoljno vremena da završe sve kućanske poslove. A često se to uopće ne događa jer nemaju dovoljno snage, jednostavno ne raspoređuju pravilno vrijeme i trud.

Prije svega, upravljanje vremenom koristi se za povećanje osobne učinkovitosti svakog pojedinog zaposlenika na njegovom radnom mjestu i kao rezultat toga za povećanje produktivnosti cijele organizacije, bilo da se radi o tvornici alatnih strojeva visoke tehnologije ili kozmetičkom salonu. Kako biste odabrali pravi način upravljanja vremenom koji će koristiti ovaj ili onaj pojedinac, prvo morate proučiti ne samo njegove osobne ciljeve i ciljeve, već i osobne kvalitete, kvadrat ciljeva, pa čak i bioritmove.

Ako ispravno izračunate sve ljudske resurse, tada će svaki, čak i najzaposleniji i najzahtjevniji stručnjak uvijek imati dovoljno vremena i za rad i za odmor.

Osnovna načela rada upravljanja vremenom su pravilna raspodjela opterećenja na sebe i vrijeme. Potrebno je istaknuti glavne zadatke i riješiti se "žderača vremena". Među njegovim apsorberima su komunikacija na Internetu ili u uredu koja vam ništa ne znači, gledanje nepotrebnih vijesti ili reklamnih poruka koje vam dolaze na mail ili u obliku SMS-a, brojne stanke za dim ili čaj i sl.

Prije nego što ispravite svoj raspored, morate odrediti prioritete. Autor jedne od najpoznatijih i najučinkovitijih metoda za to je 34. predsjednik Sjedinjenih Američkih Država Dwight D. Eisenhower. Zaključak je sljedeći. Sve planirane aktivnosti podijelite u 4 dijela:

• hitno i važno;
• hitno, ali nije važno;
• važno, ali ne hitno;
• nije hitno i nevažno.

Najprije odvojimo žito od kukolja i odaberemo ono što nam je stvarno potrebno. Trebaš li sutra s prijateljicom otići u trgovinu da joj pomogneš izabrati rođendanski poklon za svoju mamu? Možda se sama može mirno nositi s ovom misijom? Ovo vrijeme ćete potrošiti na nešto što je zaista vrijedno vašeg truda. A sjetite se koliko ste sati potrošili na besmislene razgovore s istim prijateljem na telefonu, a sada zamislite koliko ste mogli učiniti za to vrijeme.

Koliko sati dnevno provedete gledajući fotografije ljudi koje poznajete na društvenim mrežama? Ali ovo nije samo vaše dragocjeno vrijeme, već i emocije koje možete iskoristiti mnogo učinkovitije. Isto vrijedi i za "sjedenje" igranje pasijansa i druge "uzbudljive" zabave.

Nemoguće je shvatiti neizmjernost i kako ne biste pali u depresiju zbog činjenice da uvijek ništa ne radite, u početku ne podižite ljestvicu. U plan uključite točno onoliko koliko je realno provesti i uvijek ostavite malo vremena u rezervi, tako da kada se suočite s neočekivanim preprekama ili hitnim problemima, imate vremena nositi se s oboje.

Prije nego što se upustite u određeni zadatak, odlučite se za cilj kojem težite. Zašto morate brisati radnu površinu peti put u tjednu? Jeste li pobornik savršene čistoće? Je li to istina ili se samo želite odvratiti od posla vlažnom krpom? Zašto ste deseti put u danu otišli točiti čaj, jeste li ga doista htjeli popiti ili vam je to odvratilo od glavnih zadataka?

Još jedna nijansa koju treba uzeti u obzir kako bi se cilj postigao na vrijeme je ne precijeniti ga. Shvatite zašto preuzimate veliki projekt. Što želite postići - novac, slavu, čast od kolega ili promaknuće. Samo razumijevanjem što je pravi cilj, možete se potpuno motivirati i zaokupiti poslom, a da vas ne ometaju strane stvari.

Iskoristite svaku pobjedu kao gorivo za svoj daljnji put. Dajte si "ocjene" ili objesite "medalje". Ako ste projekt zatvorili na vrijeme ili to učinili prije vremena, nemojte odmah pristupiti sljedećem, uživajte u “završnom” trenutku, prisjetite se tih osjećaja i tek onda krenite dalje. Ne zaboravite se nagraditi za dobro obavljen posao.

Ne hvatajte se za sve. Nemaš deset ruku, a imaš samo jednu glavu. Baveći se nekoliko stvari istovremeno, riskirate da niti jednu ne dovršite, barem to nećete moći kvalitetno napraviti. To je kao da istovremeno učiš pjesmu i rješavaš problem iz fizike. To je, vidite, nerealno. Tako je i na poslu.

I ovdje u kućanstvu, radi uštede vremena i truda, neke stvari se mogu kombinirati. Uostalom, dok se krumpir kuha ili se jaja za salatu hlade, sasvim je moguće obrisati prašinu s prozorske daske ili usisati pod u kuhinji, na primjer.

Ne dopustite da vaše poslovanje ide svojim tijekom. Napravite dnevni plan rada. U idealnom slučaju, to bi trebalo učiniti noć prije. Prilikom zakazivanja sljedećeg dana, ne zaboravite da situacija više sile može nastati u bilo kojem trenutku. Morat ćete odvesti mamu u bolnicu ili rano pokupiti dijete iz škole. Uvijek si dopustite vremena za te "nepredviđene situacije". Ako vam ne treba za te potrebe, potrošite ga na dodatne aktivnosti.

Još jedna važna točka. Svakako odvojite malo vremena za odmor. Pauze su neophodne. Pauze za lagane vježbe, pauza za ručak, pa čak i poziv djetetu također bi trebali biti uključeni u svoj raspored.

Osim toga, trebate ga sastaviti, vodeći računa o vlastitim bioritmovima... Ako ste jutarnji čovjek, onda najteže zadatke postavite na početku dana, a drugu polovicu ostavite za aktivnosti koje zahtijevaju najmanje fizičkih, psihičkih i moralnih napora. Ako ste "sova", a glava vam počinje raditi tek bliže ručku, onda ujutro radite najjednostavnije poslove, donosite važne odluke kada vam se tijelo napuni vitalnom energijom.

Riječ "ulaganje" najčešće označava financijska ulaganja. Hoćete li ulagati u nešto što vam nikada neće donijeti prihod? Jučer uništenom postrojenju nitko neće dati ni rublja jer je ovo mrtva investicija. Isto je i s vremenom. Prestani ga stavljati tamo gdje izleti kao cijev. Na TV-u je počeo još jedan talk show s intrigantnom temom, hitno ugasite ekran. Zapitajte se zašto su vam ove informacije potrebne? Samo? Pa zašto gubiti svoje dragocjeno vrijeme na ovo?

Prijateljica je nazvala i opet počela pričati o svom mužu idiotu? Brzo završite razgovor i savjetujte svom prijatelju da se obrati psihologu ili se registrira na web stranici za upoznavanje.

Ako slijedite sva gore navedena pravila, a još uvijek nemate dovoljno vremena, isprobajte jednu od tehnika koje su u različito vrijeme razvili i stručnjaci za upravljanje vremenom i "slučajni" ljudi. Jedna od najraširenijih metoda u cijelom svijetu je tehnika "rajčice". Izmislio ga je običan talijanski student koji se nikada nije imao vremena pripremiti za ispite.

Jednog dana odlučio je preuzeti kontrolu nad sobom i svojim vremenom. Da bih to učinio, koristio sam najčešći kuhinjski alat - mjerač vremena u obliku rajčice (otuda naziv jednostavne tehnologije). Pokrenuo je mjerač vremena na 25 minuta i za to vrijeme bio je angažiran samo na studiju. Zamislite njegovo iznenađenje, jer je doslovno odmah imao dovoljno vremena za pripremu. Pokušajte učiniti isto.

Pokrenite mjerač vremena (budilnik) za određeno vrijeme, tijekom kojeg obavljate samo jedan određeni zadatak. Ni telefonski poziv, ni obavijest o novom pismu e-poštom, niti bilo što drugo ne bi vas trebali odvratiti od ovog zadatka. Vrlo brzo ćete osjetiti da se krećete prema svom cilju puno brže nego prije.

Osjećajte se kao proizvođač sira koristeći još jednu popularnu metodu upravljanja vremenom pod nazivom Swiss Cheese. Koristi se u slučaju da ni na koji način ne mogu započeti s provedbom velikog projekta. U ovom slučaju predlaže se da se upravo ovaj projekt predstavi u obliku četvrtastog komada sira i da se od njega počne izrađivati ​​švicarski sir s mnogo velikih rupa. Svaka rupa je specifičan zadatak koji se mora izvršiti kako bi se dobio konačni rezultat.

Ako ne znate s kojeg kraja krenuti, pokušajte s prvom "rupom" koja slučajno naiđe. Uložite minimalan trud i onda će sve ići kao po satu. Jedini uvjet je da ne odustanete od onoga što ste započeli. Neka se čini da je ono što je učinjeno vrlo mali dio zamišljenog, ali prijeđite na bilo koju fazu, samo nakon što ste precizno odredili da ćete se nositi s tim "u jednom sjedenju". Inače, umjesto mnogo rupa u vašem siru, dobit ćete jednu veliku rupu, sličnu ponoru, u koju će pasti i vrijeme i energija.

Strogo se pridržavajte pravila roka. Izraz nam je došao iz Amerike. U doslovnom prijevodu to znači "mrtva linija". Vjeruje se da se u početku tako zvala linija u zatvoru, prešavši koju je zatvorenik odmah ubijen. Na mjestima koja nisu toliko udaljena, takve metode se već dugo ne koriste, ali u poslovnom okruženju su postale vrlo raširene. U suvremenom svijetu rok je crta u vremenskom prostoru koja se nikako ne može prijeći.

Ova tehnologija je posebno popularna među onima koji rade na daljinu. Nema tko da ih “uklopi” pa si trebaš postaviti okvir. Također se često koristi za osobe kreativnih zanimanja - novinare ili kreatore reklama. Međutim, rok ima i međufazu - crvenu liniju (u prijevodu "crvena linija"). To je razdoblje kada trebate predati grubi rad – preostalo vrijeme je potrebno za ispravljanje pogrešaka, revizija i dopuna koje kupac može napraviti.

Ponekad se jednostavno ne možemo uhvatiti zadatka samo zato što nam se čini neodoljivim, poput slona. Kako biste sebi olakšali, veliki volumen podijelite na male komadiće. Počnite s malim.

Na primjer, trebate obaviti generalno čišćenje seoske kuće ili je obnoviti. Oboje zvuče prijeteće. A ako razbijete proces u male korake? Napravite tablicu gdje će popravak biti na vrhu (generalno čišćenje), a zatim podstavke: prozori, vrata, podovi, namještaj i tako dalje. Slažem se, na ovaj način posao više ne izgleda previše težak. Stoga, nemojte od muhe praviti slona.

Božanska metoda "Kairos". Stari Grci smatrali su Kairosa bogom sretnog trenutka. Stručnjaci iz područja upravljanja vremenom odlučili su da je moderna osoba na putu s njim. Bit metode svodi se na to da se ne gubi odvojeno vrijeme na ono što se može kombinirati s drugim stvarima. Na primjer, morate kupiti poklon svojoj mami za 8. ožujka. Odlučite gdje to želite raditi i provjerite imate li u skorije vrijeme drugih poslova u ovom dijelu grada.

Možda ćete moći kombinirati 3 ili 4 cilja odjednom na jednom mjestu (idite u banku da nadopunite svoj račun, kupite novitet i tako dalje). Isto vrijedi i za poslovne sastanke. Prije odlaska na pregovore formulirajte sva pitanja i prijedloge koje ste prikupili za sugovornika. Moguće je da je za njihovo rješavanje dovoljan telefonski poziv ili sastanak za vrijeme ručka. I ne zaboravite provjeriti imate li drugih stvari za raditi tamo gdje idete.

Možete isprobati sve savjete koje smo dali u ovom članku, ali prvo treba slijediti najjednostavnije vježbe. Na primjer, neka bude pravilo da ne premještate alarm nakon što zazvoni. Za 5 ili čak 10 minuta nećete moći zaspati, ali možete zakasniti na posao, nakon čega ćete tijekom dana osjećati nedostatak vremena i teško ćete moći sve obaviti.

Uglavnom, nema posebnih tajni kako uštedjeti vrijeme. Evo još samo nekoliko preporuka.

• Iskoristite vještine svojih kolega ili članova obitelji. Podijelite svoj rad s njima - delegirajte ovlasti. Znanstvenik mlađi će vam zasigurno rado pomoći, a suprug (sin, kći) će se sasvim nositi s osnovnim kućanskim poslovima, poput iznošenja smeća ili kupnje kruha.
• Ako odlučite upravljanje vremenom učiniti stilom života, bolje je proći obuku na posebnom seminaru ili pozvati stručnjaka iz ovog područja u tvrtku kako bi optimizirao tijek rada.

Kao bonus za čitanje ovog članka, evo još jednog lifehacka za vas. Barem jednom mjesečno, a najbolje tjedno, dogovorite si “čist dan”, koji morate provesti bez telefona, komunicirajući e-mailom ili u instant messengerima. Ovo je radni podvig s kratkim pauzama za predah, tijekom kojih morate "počistiti" sve slučajeve, ako odjednom niste imali dovoljno vremena za nešto u roku od tjedan (mjesec).